Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SMART TAXI S.A.S

ÍNDICE GENERAL

I.       INTRODUCCIÓN.. 1

II.     DEFINICIONES.. 2

III.         ALCANCE.. 4

IV.        PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES   4

V.         DERECHOS DE LOS TITULARES.. 6

VI.        FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS.. 6

VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.. 8

VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.. 16

Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013. 16

VIII. CANALES DE ACCESO.. 17

IX. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS.. 17

X. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.. 20

XI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES   21

XII. TRANSMISIÓN Y O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL. 22

XIII. VIGENCIA.. 23

I.             INTRODUCCIÓN

SMART TAXI S.A.S., es una compañía líder en Colombia que tiene como actividad principal conectar consumidores con prestadores de servicios de transporte por medio de una plataforma virtual compuesta por una página Web y una aplicación móvil, para que los consumidores ingresen, soliciten los servicios y puedan realizar la transacción de transportes directamente con los prestadores de servicio (Taxis o vehículos de transporte especial y demás modalidades) de manera electrónica, y en general todo tipo de actividades complementarias.

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural de la cual SMART TAXI S.A.S., obtenga o trate información personal.

La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de SMART TAXI S.A.S., así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por SMART TAXI S.A.S., a través de consultas o reclamos.

II.            DEFINICIONES

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) suscriptores/clientes de la plataforma; (ii) Contratistas/SMART TAXI S.A.S.; (iii) proveedores iv) todas aquellas personas no vinculadas a SMART TAXI S.A.S. de quien se haga tratamiento de los datos personales.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el Titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Habeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Transmisión: Es lacomunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Formas de recabar los datos personales: SMART TAXI S.A.S podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del Titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de la aplicación móvil de SMART  TAXI S.A.S; (ii) Inscripción y uso de la página web de SMART TAXI S.A.S; (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con SMART TAXI S.A.S; (iv) Inscripción como proveedor de SMART TAXI S.A.S.

III.          ALCANCE

Esta política de tratamiento de datos aplica para las empresas del SMART TAXI S.A.S – SMART TAXI COLOMBIA S.A.S y SMART ESPECIAL S.A.S., quienes trabajan con las siguientes paginas web : https://webapp.smarttaxi.co/, la página de reservados https://one.smarttaxi.co/, la página de empresas https://vales.smarttaxi.co/sessions/new.

IV.          PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.

V.           DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:

Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.

Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.

Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.

Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento

Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.

Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

VI.          FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS

Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:

La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de SMART TAXI S.A.S., se realizará de las siguientes formas:

  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de SMART TAXI S.A.S por el uso de cookies. Un ejemplo de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.  
  • Mediante el intercambio de correos electrónicos.
  • A través del acceso a páginas Web de la compañía.
  • A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
  • A través de la ubicación, generada por las coordenadas emitidas por los dispositivos móviles durante la prestación del servicio.
  • A través de llamadas telefónicas.
  • Mediante eventos realizados por SMART TAXI S.A.S.
  • Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos

Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos

La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:

  • A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
  • A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
  • A través de las hojas de vida académicas de los empleados.
  • A través del formato de ingreso a SMART TAXI S.A.S. oformato de solicitud de empleo
  • A través de la plataforma de SMART TAXI S.A.S.
  • Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
  • En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
  • Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
  • Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
  • A través de afiliación a las plataformas web ofrecidas por SMART TAXI S.A.S

Forma de recolectar los datos de los afiliados

  • A través del acceso a páginas Web de la compañía.
  • A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
  • A través de formularios en físico.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que de manera libre y espontanea se suministró información por parte de los afiliados.

Forma de recolección de Proveedores

La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:

  • A través de ofertas de servicios.
  • A través del intercambio de correos electrónicos.
  • A través del contrato de cooperación.
  • A través del contrato de prestación de servicios
  • A través portafolios de servicios.
  • A través de la ubicación, generada por las coordenadas emitidas por los dispositivos móviles durante la prestación del servicio.A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
  • A través de contratos de servicios de transporte

Forma de recolección de Socios

Recolección de los datos personales de socios

La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:

  • A través de la suscripción de acciones.
  • Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
  • A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.

VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de SMART TAXI S.A.S. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

  • Para la prestación del servicio de transporte (e.j. el uso de datos de ubicación para la optimización de la recogida, trayecto, destino y demás elementos del viaje).
  • Usar los datos del dispositivo, ubicación, perfil y uso, entre otros, para prevenir, detectar y combatir el fraude. Esto incluye, verificar la identidad de los usuarios/clientes relacionados con ciertos métodos de pago, y prevenir y combatir el acceso no autorizado a las cuentas de los usuarios/clientes.
  • Se utilizarán los datos de ubicación de comunicaciones entre usuarios/clientes y proveedores para identificar las tarifas de cancelación obtenidas o provocadas por fraude.
  • Se podrá compartir los datos relacionados con la llegada estimada de un usuario/cliente con un tercero, si este lo solicita.
  • Si un usuario/cliente pide un viaje a través de una cuenta que pertenece a otra persona, se podrá compartir los detalles del viaje incluídos los datos de ubicación, con el titular de la cuenta.
  • Se podrá utilizar los datos recopilados para mejorar las comunicaciones de marketing, según la ubicación, preferencias y configuración del usuario/cliente.
  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de SMART TAXI S.A.S
  • Creación y administración de la cuenta del usuario
  • Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y SMART TAXI S.A.S.
  • Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
  • Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
  • Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, mercadotecnia, ventas a distancia, lanzamientos de productos, funcionalidades de aplicaciones, actividades promocionales, asociados a bienes o servicios que oferte esta entidad, y con las que se tengan alianzas comerciales o acuerdos de colaboración empresarial. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación.
  • Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
  • Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicios.
  • Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
  • Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
  • Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero, con los que se tenga alianzas comerciales o acuerdos de colaboración empresarial; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
  • Para monitorear datos, analizar y estudiar comportamientos, afinidades, hábitos de consumo, para enfocar esfuerzos al constante mejoramiento de los servicios ofrecidos, y brindar nuevas líneas de servicios, productos actividades de promociones y mercado, que permitan incluso adelantar campañas de fidelización de usuarios para con nuestra compañía y aliados comerciales o con las entidades que se tienen acuerdos de colaboración empresarial.
  • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  • Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
  • Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
  • Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Los datos recopilados, también se podrán utilizar para realizar trazabilidad de pagos de los servicios ofrecidos en la aplicación, que pueden ser para recargas virtuales, recargas de tarjetas denominadas TuLlave, de la Billetera Digital TuyaPay, de cualquier servicio o productos que fueran adquiridos y ofrecidos por medio de nuestra entidad, de cualquier naturaleza, asociado incluso a servicios de transporte individual, taxi/transporte especial, de pagos que estén en nuestro favor, de aliados comerciales o entidades que se tienen acuerdos de colaboración empresarial, para efectos de validaciones de pagos, comprobación de recargas de tarjetas, billeteras virtuales, tramites de auditorías, atención de PQRS, solicitudes de retractos, o para cualquier trámite inherente a las transacciones y utilizaciones de recursos con medios de pago electrónicos.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a proveedores con los que SMART TAXI S.A.S desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
  • Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de SMART TAXI S.A.S.
  • Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
  • Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
  • Los datos recopilados también podrán ser utilizados para ser compartidos con entidades con las que se tengan alianzas comerciales o acuerdos de colaboración empresarial, con ocasión del desarrollo de actividades y el objeto social de SMART TAXI S.A.S., para ser utilizados como herramienta para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, que permitan en esta y las sociedades que estén integradas en la participación de actividades comerciales, identificar, medir, controlar y hacer monitoreo de los riesgos en las actividades mencionadas, en aplicación del SARLAFT que manejan las entidades con las deba compartir información.
  • Compartir datos para los fines indicados en los puntos anteriores, con entidades con las que se tengan vigentes alianzas comerciales o acuerdos de colaboración empresarial, y particularmente con las sociedades COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO TUYA S.A., identificada con NIT. 860032330-3, y VETTICA PAY S.A.S., identificada con NIT. 901138749-1, RECAUDO BOGOTÁ S.A.S. identificada con NIT. 900453688-5, TRANSMILENIO S.A., identificada con NIT. 830.063.506-6, durante el tiempo que lléguese a durar cualquier vinculo contractual.

La recopilación de datos de ubicación será indispensable para que SMART TAXI S.A.S. pueda cumplir con todas sus obligaciones frente a los usuarios/clientes y proveedores, conforme lo establecido en los Términos y Condiciones T y C Smart One usuarios.

Los usuarios/clientes pueden usar las apps de SMART TAXI S.A.S. sin permitir que se recopilen datos de ubicación precisa de sus dispositivos móviles. Sin embargo, esto puede afectar algunas funciones de las apps de SMART TAXI S.A.S., ya que si no autoriza que se recopilen datos de su ubicación, estos deberán ingresar manualmente la dirección del punto de partida. Además, los datos de ubicación recopilados de un proveedor durante un viaje se vincularán a la cuenta del usuario/cliente, incluso si este no permitió que se recopilen, con fines de generación de recibos, soporte al cliente, detección de fraude o motivos relacionados con el seguro o litigios.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos

Antes de iniciar la relación laboral, SMART TAXI S.A.S informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:

  • Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
  • Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personalesde los prospectos respecto de los criterios de selección.
  • Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa. 
  • Envío ofertas de trabajo

La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entre SMART TAXI S.A.S y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:

  • Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y SMART TAXI S.A.S
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Contacto de un acudiente en caso de emergencia
  • Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
  • Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
  • Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
  • Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
  • Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
  • Seguridad y control de acceso a los edificios
  • Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
  • Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control
  • Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
  • Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral
  • Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de SMART TAXI S.A.S, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidad de tratamiento de los datos de los AFILIADOS

La recolección y tratamiento de datos personales de los afiliados se hará con el fin de controlar el servicio de intermediación que ofrece SMART TAXI S.A.S y de esta manera velar por el buen servicio al usuario; para ello se tendrán en cuenta las siguientes finalidades:

  • Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  • Procesos de operación de la aplicación.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Brindarle capacitación permanente al afiliado sobre el uso de la aplicación de la empresa.
  • Llevar control del número de afiliados existentes dentro de la empresa.
  • Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Envió de comunicación comercial relacionada con SMART TAXI S.A.S
  • Creación de un usuario en los sistemas de SMART TAXI S.A.S para llevar a cabo las funciones del SMART.

Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores

La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que SMART TAXI S.A.S requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:

  • Para la prestación del servicio de transporte (e.j. el uso de datos de ubicación para la optimización de la recogida, trayecto, destino y demás elementos del viaje).
  • Usar los datos del dispositivo, ubicación, perfil y uso, entre otros, para prevenir, detectar y combatir el fraude. Entre las actividades se encuentra la de identificar cuentas o usos fraudulentos de los servicios de SMART TAXI S.A.S., y evitar el uso de los servicios por parte de proveedores no autorizados, 
  • Se utilizarán los datos de ubicación de comunicaciones entre usuarios/clientes y proveedores para identificar las tarifas de cancelación obtenidas o provocadas por fraude.
  • Para la utilización de datos del proveedor (como ubicación y calificación) e información del usuario/cliente (como calificación, origen y destino) para evitar compatibilidades que puedan aumentar el riesgo de conflicto.
  • Para los proveedores, se podrá compartir los datos con los usuarios/clientes, incluidos su nombre y foto de perfil, marca, modelo, matrícula y foto del vehículo, ubicación (antes y durante el viaje), calificación promedio proporcionada por los usuarios, cantidad total de viajes, tiempo de uso desde que se registró como afiliado, detalles de contacto (si lo permiten las leyes vigentes) y perfil del proveedor, incluidos los reconocimientos y otros comentarios enviados por usuarios anteriores.
  • Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
  • Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Mantener un registro de la información de proveedores.
  • Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
  • Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
  • Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de SMART TAXI S.A.S.
  • Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir otras modalidades de fraude, distintas a la ya mencionada
  • Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y SMART TAXI S.A.S.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de SMART TAXI S.A.S, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
  • Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad

La recopilación de datos de ubicación será indispensable para que SMART TAXI S.A.S. pueda cumplir con todas sus obligaciones frente a los usuarios/clientes y proveedores, conforme lo establecido en los Términos y Condiciones T y C Smart One conductores.

Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular. 

Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios

La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de SMART TAXI S.A.S tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:

  • Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
  • Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
  • Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de SMART TAXI S.A.S, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.

Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.

VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

Previo: La autorización debe darse antes de proceder con el tratamiento. 

Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.

Informado: ElTitular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y los efectos que pueden derivarse del tratamiento de los mismos.

Todos los visitantes de las Plataformas de SMART S.A.S deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de SMART S.A.S 

Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013

Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas entre otros.

VIII. CANALES DE ACCESO

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, SMART TAXI  S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Auditor Interno quien efectúa la labor de Oficial de Protección de Bases de Datos Personales de SMART TAXI S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:

Vía electrónica: Al correo electrónico: info@smarttaxi.co.

Vía física: Carrera 20 # 71 – 22

IX. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos podrán ser presentados a través los siguientes canales

  • A través del formulario de la app si la PQR que se desea presentar esta relacionada con un servicio tomado por el usuario a través de la app.
  • Mediante el envío de un correo electrónico a: info@smarttaxi.co si la PQR se refiere a un tema general de la aplicación, como una consulta, solicitud de información o algún tramite general que no involucra un servicio tomado pro el usuario a través de la app.

Si el usuario desea consultar el historial o estado de sus solicitudes (tickets) podrá crear una cuenta en el siguiente enlace:

https://smarttaxihelp.zendesk.com/access/unauthenticated

Esta cuenta debe ser creada con los mismos datos (correo electrónico y número de celular) con los cuales hizo el registro en la aplicación.

Consultas

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, SMART TAXI S.A.S dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:

  1. Área de SMART TAXI S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Numero de Teléfono

En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:

  1. Área de SMART TAXI S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
  4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
  5. Documento que acredite la calidad en que obra.
  6. Copia documento de identidad del Titular.
  7. Descripción completa de la consulta.
  8. Dirección y datos de contacto del consultante.
  • Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
  1. Área de SMART TAXI S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia Documento de identidad del representante legal
  4. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
  5. Copia documento de identidad del Titular.
  6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
  7. Descripción completa de la consulta.
  8. Dirección y datos de contacto del consultante.

Quejas y/o reclamos

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:

  1. Área de SMART TAXI S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Numero de Telefono
  • En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:
  1. Área de SMART TAXI  S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia documento de identidad del titular
  4. Copia Documento de identidad del Causahabiente 
  5. Copia Registro civil de defunción del Titular.
  6. Descripción completa de la consulta.
  7. Dirección y datos de contacto del consultante.
  8. Documento que acredite la calidad en que obra.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado:
  1. Área de SMART TAXI S.A.S a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia documento de identidad del titular
  4. Copia Documento de identidad del representante legal
  5.  Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
  6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
  7. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
  8. El objeto perseguido.
  9. Dirección y datos de contacto del reclamante.

X. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

SMART TAXI S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de esta y se presente alguna de las siguientes excepciones:

  • Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
  • Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  • Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
  • Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.

XI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES

SMART TAXI S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.

De presentarse el tratamiento de menores de edad SMART TAXI S.A.S garantizará, como Responsable del Tratamiento que dichos datos personales que esta compañía y los Encargados del Tratamiento de esta información realizarán un adecuado manejo de la información, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.

  • Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los de niños, niñas y adolescentes.
  • Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.

En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.

XII. TRANSMISIÓN Y O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL

SMART TAXI S.A.S. podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades, objeto social, por conducto de alianzas comerciales o acuerdos de colaboración empresarial, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

La Transmisión o Transferencia de Datos personales que se realice observara las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

  • Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, SMART TAXI S.A.S. se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
  • De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
  • Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Trasferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.

XIII. VIGENCIA

Estas Políticas son una modificación de las Políticas de Tratamiento de datos personales que rigieron desde mayo de 2016. La presente Política empezará a regir a partir de mayo de 2017 Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de SMART TAXI S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.

Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento. 

De ser necesario SMART TAXI S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral. Por lo tanto, de realizarse cambios en el documento, se informará a los usuarios de los mismos a través de la correspondiente actualización de su contenido en nuestra página web www.SMART.com

Firmado en Bogotá D.C. a los diez (10) días del mes de diciembre de 2019